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Car policy aziendale: cos’è e come funziona
La gestione di una flotta aziendale è una sfida complessa e impegnativa, che richiede una pianificazione oculata e l'adozione di regole ben definite. In questo contesto, la car policy aziendale emerge come uno strumento essenziale per qualsiasi azienda che dispone di veicoli aziendali. Ma cos'è esattamente una car policy aziendale e come funziona?
Scopriamo perché il regolamento di utilizzo dell’auto aziendale può fare la differenza per un’azienda competitiva, mettendone in luce le caratteristiche e i vantaggi nell'ambito delle operazioni quotidiane ma soprattutto a lungo termine.
Car policy aziendale: cos'è e cosa regolamenta
In ogni azienda, grande o piccola, la gestione della mobilità dei dipendenti e del parco veicoli aziendale è un aspetto di fondamentale importanza. Sovrintendere a questa delicata operazione spetta al fleet manager, il professionista che ha il ruolo di coordinare e gestire la mobilità aziendale in modo efficiente.
Una delle principali responsabilità del fleet management consiste nella creazione e nell’attuazione di una car policy aziendale, detta anche regolamento parco auto aziendale, che stabilisce le linee guida e i criteri per l'utilizzo e l'assegnazione dei veicoli aziendali ai dipendenti. Nella car policy aziendale sono messi nero su bianco i diritti e i doveri inerenti l’uso delle vetture del parco aziendale; le principali direttive aziendali in merito alla gestione dei veicoli; i parametri che regolamentano la car list aziendale, cioè l'elenco dei modelli di auto aziendali disponibili; gli indicatori chiave per una gestione efficiente della flotta aziendale e molto altro.
In pratica, l'obiettivo principale di una car policy aziendale è quello di fornire un documento concordato dalla dirigenza aziendale che affronti una vasta gamma di questioni legate all'uso delle auto aziendali. Per questo la portata della car policy aziendale è ampia e comprende una serie di aspetti, tra cui le norme di comportamento per i conducenti, gli obiettivi dell'azienda in termini di costi, le modalità di spostamento e la sostenibilità. Inoltre, il documento chiarisce le responsabilità dei conducenti, del fleet manager, del team aziendale incaricato della gestione della flotta e del supporto operativo ai conducenti dei veicoli.
Uno degli aspetti più critici che una car policy deve affrontare è come gestire le situazioni di negligenza da parte dei conducenti. All'interno della car policy aziendale devono essere specificate le conseguenze per qualsiasi comportamento negligente e dettagliate le procedure e le norme di sicurezza da seguire. Questo aspetto riveste una grande importanza poiché serve a proteggere sia l'azienda che i conducenti, creando una fonte centrale di informazioni inerente l’uso dei veicoli aziendali e le misure di sicurezza necessarie da adottare.
Regolamento utilizzo auto aziendale: 4 elementi da inserire nella car policy
Ogni azienda è un mondo a sé stante, caratterizzata da una serie di specificità e obiettivi unici. La stessa diversità si riflette nella creazione delle car policy aziendali, che sono progettate per adattarsi alle esigenze e alle visioni di ciascuna impresa. La policy di un'azienda può essere orientata verso la sostenibilità, concentrarsi sul risparmio o considerare una serie di altri fattori. Non esiste quindi una formula universale per la creazione di una car policy aziendale. Tuttavia, ci sono alcuni elementi che non dovrebbero essere trascurati a prescindere dalle caratteristiche dell’azienda stessa e dagli obiettivi aziendali:
1. Norme di comportamento dei driver. L'uso delle auto aziendali rappresenta un notevole incentivo per i dipendenti ma è importante stabilire regole chiare per il loro utilizzo. Una car policy deve includere norme riguardanti la guida responsabile, l'uso dei veicoli per scopi aziendali e il rispetto delle leggi stradali. Il monitoraggio delle modalità di utilizzo e degli stili di guida attraverso una piattaforma digitale può essere utile per promuovere comportamenti responsabili e sicuri tra i conducenti aziendali.
2. Veicoli e modalità di assegnazione, utilizzo e restituzione. La car policy deve stabilire chi ha diritto all'auto aziendale, tenendo conto di vari fattori come il ruolo del dipendente o il merito. Inoltre, deve definire quali tipi di veicoli aziendali sono disponibili e come i dipendenti possono partecipare al processo di selezione del veicolo. Il Fleet Manager, responsabile della flotta aziendale, deve anche determinare se esistono limiti al chilometraggio mensile e quali optional sono offerti.
3. Aspetti amministrativi. La car policy deve inoltre affrontare una serie di aspetti amministrativi fondamentali per una gestione efficace della flotta aziendale, tra cui la gestione dei sinistri stradali e le relative procedure, così come la definizione delle responsabilità in caso di multe ma anche le pratiche di manutenzione dei veicoli, la gestione delle carte carburante e i corsi di aggiornamento per i driver.
4. Costi da sostenere. Una parte essenziale della car policy riguarda la gestione dei costi legati ai veicoli aziendali. Il Fleet Manager deve valutare il "costo totale di proprietà” dei veicoli disponibili per determinare quali siano i più adatti alle esigenze dell'azienda. Questa valutazione dovrebbe includere aspetti come i costi di alimentazione, i pneumatici e l'equipaggiamento. Inoltre, la car policy dovrebbe evidenziare le potenziali opportunità di risparmio, come il controllo del consumo di carburante e la corretta manutenzione dei veicoli.
Regolamento parco auto aziendale: esempi di applicazione
Il regolamento di utilizzo dell’auto aziendale è un documento fondamentale per garantire una gestione efficiente e sicura del parco auto dell'azienda. Vediamo alcuni esempi concreti delle problematiche che un’azienda rischia di affrontare prima di aver definito una car policy aziendale chiara e ben strutturata.
Una delle conseguenze più diffuse in merito alla mancanza di una car policy riguarda la definizione delle responsabilità in caso di incidente stradale causato da un dipendente in servizio. Senza una car policy che stabilisca chiaramente le regole e le procedure da seguire in caso di incidente, il dipendente potrebbe rifiutarsi di coprire i danni, causando problemi legali e finanziari all'azienda.
Per le aziende che trasportano merci pericolose, una car policy ben definita è essenziale per prevenire situazioni ad alto rischio, sia per l'azienda che per i dipendenti, tramite il rispetto di procedure rigorose per la loro gestione.
Infine, in assenza di procedure di manutenzione esplicitate nella car policy, i dipendenti potrebbero rivolgersi a fornitori di servizi non affidabili in caso di guasto: questo potrebbe comportare rischi per la sicurezza, costi aggiuntivi per l'azienda e tempi di fermo prolungati dei veicoli.
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